Utbildningstillfällen

Startdatum Längd Ort Pris Anmälan

Kurs i effektiv mötesteknik - huvudpunkter

Att genomföra ett effektivt möte med god mötesteknik som grund är mer än att skicka ut ett meddelande till dina mötesdeltagare om tidpunkt och plats för mötet. Effektiva möten kräver struktur och ordning och utan dessa kan möten fortsätta i evighet, utan att åstadkomma någonting alls.
Med en genomarbetad målsättning, en väl väl förberedd agenda och en vilja att engagera mötesdeltagarna i planering, förberedelser och genomförande av mötet, är du på god väg att leda effektiva möten.
Givet den frustration de flesta människor känner när deras tid går till spillo under meningslösa möten, samtidigt som du blir känd för att genomföra effektiva och framgångsrika möten, så är denna kurs mycket bra för dig och din karriär.

Kurs i mötesteknik - övningar under kursen

Övningarna fokuserar på de olika stegen före, under och efter ett möte. Checklistor och mallar för kallelser, agenda och beslutsprotokoll finns med i utbildningsmaterialet och är utmärkta att börja använda direkt efter kursen.

Mötesteknik för goda möten

Det finns goda möten och det finns dåliga. Under dåliga möten verkar ni aldrig komma till saken och när du lämnar mötet undrar du varför du ens var närvarande.

Vad är det som gör ett möte effektivt? Framför allt är det tre saker:
1. Vi uppnår mötets mål
2. Det åtgår ett minimum av tid
3. Deltagarna lämnar mötet med en känsla av att mötet var konstruktivt

Om du strukturerar ditt möte genom noggrann planering och god förberedelse, genomför och följer upp mötet med dessa tre grundläggande kriterier för ögonen, kommer resultatet att bli ett effektivt möte. Mötesteknik i ett nötskal.

Effektiv mötesteknik - uttala målet med mötet

Ett effektivt möte har ett uttalat mål och meningen med mötet är att du ska uppnå ett önskat resultat. För nå resultatet måste du vara tydlig med vad det är.
Alltför ofta kallars du till ett möte för att diskutera något utan att någon vet vad ett bra resultat och mål med mötet skulle vara. Innan du kallar till nästa möte, fokusera på dina mål. Till din hjälp att avgöra vad ditt mötes mål är, så kan du komplettera den här meningen: I slutet av mötet, vill jag att gruppen ska ...
Med slutresultatet klart definierat, kan du planera innehållet i mötet och avgöra vilka som behöver vara närvarande.

Effektiv mötesteknik - tiden används väl

Tid är en dyrbar resurs, och ingen vill att deras tid slösas bort på onödiga möten. Med den tid vi tillbringar i möten, så är du är skyldig dig själv och ditt team att effektivisera mötet så mycket som möjligt. All tid som slösas bort på ett meningslöst möte är spilltid för alla närvarande. Till exempel, om en mötesdeltagare är 15 minuter sen till ett möte med 8 personer, så har den sena deltagaren kostat företaget 2 timmar av förlorad arbetstid.
För att du ska kunna genomföra effektiva möten behöver du en agenda. Dagordningen är ett av dina viktigaste verktyg och som du kommer att hänvisa till för att genom mötesteknik se till att du uppnår målet för mötet.

För att förbereda en agenda, bör du tänka igenom följande saker:
- Prioriteringar - vad måste absolut åstadkommas under mötet?
- Resultat – vilka beslut behöver fattas?
- Deltagare – vilka personer behöver delta i mötet för att det ska bli framgångsrikt?
- Sekvens - i vilken turordning kommer du att ta upp de olika ämnena?
- Tiden - hur mycket tid kommer att behövas till varje ämne?
- Datum och tid - när kommer mötet att hållas?
- Plats - Var kommer mötet att hållas?

Om mötet är till för att lösa ett problem, så be deltagarna att komma förberedd med en hållbar lösning. Om ni ska diskutera ett pågående projekt så ska varje deltagare sammanfatta hans eller hennes hittills gjorda framsteg och skicka ut rapporter innan mötet till deltagarna.
På agendan anger du vilken mötesdeltagare som kommer att leda diskussionen eller presentationen av varje ärende på dagordningen.
Använd din agenda som din tidsguide, det är god mötesteknik. När du märker att tiden börjar ta slut för ett visst ärende, driver du på för att kunna fatta beslut eller så skjuter du upp diskussionen till en annan gång.
En mycket viktig aspekt för effektiva möten är att du insisterar på att alla respekterar den tid som avsatts. Starta mötet i tid, spill inte tid på rundsnack för eftersläntrare, och när du kan, avsluta i tid.

Mötesteknik ska upplevas viktigt

När du har sammanställt agendan måste du sprida den till deltagarna och få deras feedback och input. Att genomföra ett möte diktatoriskt är ingen bra mötesteknik, se istället till att mötesdeltagarna är delaktiga redan från början.
Kanske finns det något viktigt som en mötesdeltagare har att tillägga? Kanske har du tilldelats för mycket eller för lite tid för en viss punkt? Oavsett vilket är det viktigt att du får feedback från mötesdeltagarna om din föreslagna dagordning.
När mötet är genomfört, ta lite tid för briefing och försök komma fram till vad som gick bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Utvärdera hur effektivt mötet var, baserat på hur väl du träffade målet. Detta hjälper dig att fortsätta förbättra din teknik för effektiva möten och är ett viktigt inslag god, effektiv mötesteknik.

Kurs i mötesteknik

Till sist ska du förbereda mötets sammanfattning. Denna sammanfattning ska översändas till samtliga deltagare och eventuellt till andra intressenter. Detta är en mycket viktig del av effektiva möten och förbises ofta. Du behöver en skriftlig förteckning över vad som hände, tillsammans med en lista över åtgärder som mötet kom fram till det ska utföras. Gardera dig genom att se till att någon annan mötesdeltagare är tilldelad arbetet med att föra anteckningar under mötet, om du tror att du kommer att vara för upptagen för att göra det själv.